En medio de la presión de las empresas por controlar sus costos tecnológicos, existe un gasto que muchas organizaciones siguen sin dimensionar: el software que contratan, pagan y renuevan, pero que no necesariamente utilizan de manera efectiva. Licencias asignadas a usuarios que ya no las necesitan, herramientas duplicadas, aplicaciones que dejaron de utilizarse y contratos que se renuevan sin revisar el consumo pueden convertir al software en un costo invisible que se acumula año tras año.
De acuerdo con el estudio «Driving business outcomes through cost-optimised innovation», realizado por SoftwareOne junto a ThoughtLab, a partir de una encuesta a 600 empresas de distintos países e industrias, el control de los costos de software se ha convertido en una prioridad creciente para las organizaciones. En particular, 46% de las empresas del segmento medio considera que sus costos de software son demasiado altos, mientras que un tercio señala que tanto el software como la nube tienen costos excesivos.
La investigación muestra, además, que las organizaciones que avanzan en la optimización de sus costos tecnológicos tienen mayores capacidades para transformar esos recursos en nuevas inversiones. De hecho, 59% de los CFOs consultados señala que los ahorros provenientes de la optimización del gasto en software y nube son una de sus principales fuentes de financiamiento para la innovación, frente a 50% de los CIOs y 48% de los Chief Procurement Officers.
«El desafío no es simplemente reducir el gasto tecnológico, sino entender qué parte de ese gasto está generando valor y cuál puede optimizarse. En nuestra experiencia, cuando las empresas adquieren visibilidad sobre sus licencias, contratos y niveles reales de utilización, aparecen oportunidades concretas para liberar presupuesto y destinarlo a nuevas prioridades del negocio», explica Juan David Zuluaga, Federation Lead de SoftwareOne.
El costo de las licencias que no se utilizan
El orden de magnitud del problema también ha sido documentado por distintos referentes de la industria. Gartner y Deloitte sitúan entre 25% y 30% el gasto en software que puede estar subutilizado, mientras Gartner ha señalado que una gestión madura de los activos de software puede permitir reducciones de hasta 30% del gasto durante el primer año, mediante acciones como el reciclaje de licencias, la optimización de configuraciones y la prevención de compras innecesarias.
En el caso del modelo SaaS, la falta de visibilidad sobre qué herramientas existen, quién las utiliza y bajo qué condiciones contractuales puede aumentar aún más el problema.
Para SoftwareOne, esta situación no responde necesariamente a una falta de control deliberada, sino a la creciente complejidad de los entornos tecnológicos. Las organizaciones combinan aplicaciones SaaS, software tradicional, servicios cloud y herramientas contratadas directamente por distintas áreas, lo que dificulta contar con una visión consolidada del gasto y del uso efectivo.
El estudio muestra una diferencia entre las organizaciones más avanzadas en optimización y el resto: 51% de los llamados «Optimised Innovators» ha logrado avances significativos en la gestión de licencias de software, frente a 37% de las demás empresas. La brecha también se observa en el monitoreo de costos y en la gestión de infraestructura tecnológica.
Tres errores que mantienen el gasto invisible
Uno de los principales problemas es comprar y asignar licencias sin medir posteriormente su utilización. Una licencia puede mantenerse asignada a una persona que cambió de función, dejó la organización o simplemente dejó de utilizar la herramienta. Sin mecanismos para medir el uso y recuperar esos recursos, el gasto continúa hasta la siguiente renovación.
Un segundo factor es la descentralización de las compras y el denominado shadow IT. Distintas áreas pueden contratar herramientas similares para resolver necesidades específicas, generando duplicidades y dificultando que el área de tecnología tenga una visión completa del ecosistema de aplicaciones que utiliza la organización.
El tercer error es considerar la licencia como un evento de compra y no como un ciclo de vida. La contratación es solo el inicio: posteriormente se debe monitorear el uso, revisar las condiciones contractuales, identificar cambios en las necesidades del negocio y tomar decisiones antes de cada renovación.
El estudio de SoftwareOne identifica precisamente la racionalización de sistemas, la eliminación de gastos duplicados, el análisis de patrones de uso y una gestión más eficiente de proveedores como algunas de las estrategias utilizadas por las organizaciones para reducir costos tecnológicos.
De gasto invisible a presupuesto para innovar
La oportunidad puede traducirse en cifras concretas. En un banco de Norteamérica, un análisis de activos de TI realizado por SoftwareOne permitió identificar más de US$650.000 en ahorros, entre ellos por licencias de Microsoft y Atlassian Confluence, donde más del 60% de las licencias de esta última herramienta no registraban uso.
En otro caso, una empresa del sector energético logró US$4 millones de ahorro durante el primer año y redujo en 55% su cantidad de aplicaciones, luego de optimizar su portafolio tecnológico.
Estos resultados reflejan una tendencia que SoftwareOne denomina «cost-optimised innovation»: utilizar la optimización del gasto tecnológico no solamente para reducir costos, sino para liberar recursos que puedan ser reinvertidos en iniciativas que generen valor para el negocio. El estudio muestra que las empresas que siguen este enfoque tienen el doble de probabilidades de reportar una mejora en el retorno de inversión de sus iniciativas digitales.
«Estos casos muestran que el ahorro no necesariamente viene de dejar de utilizar tecnología. Muchas veces se trata de pagar por lo que realmente se necesita, eliminar duplicidades, recuperar licencias disponibles y renegociar contratos sobre la base del uso real. El objetivo es que el presupuesto tecnológico tenga un impacto mayor en el negocio», agrega Zuluaga.
¿Cómo detectar el software que se está pagando de más?
Para las organizaciones que buscan identificar estas oportunidades, SoftwareOne recomienda comenzar por tres acciones:
· La primera es construir un inventario único de software, que permita cruzar lo contratado con lo efectivamente instalado y utilizado, incluyendo ambientes on-premise, nube y aplicaciones SaaS.
· La segunda es medir el uso real, y no solamente verificar si una licencia está asignada. Datos como último inicio de sesión, frecuencia de uso y utilización de funcionalidades permiten identificar licencias que pueden ser recuperadas o reasignadas antes de una renovación.
· Finalmente, las empresas deberían incorporar los datos de uso a su proceso de renovación, idealmente con una revisión entre 90 y 120 días antes del vencimiento de los contratos. Esto permite evaluar reducciones de volumen (true-down), consolidar herramientas duplicadas, modificar niveles de servicio o renegociar las condiciones con los proveedores.
Para SoftwareOne, esta mirada forma parte de una gestión integral de activos tecnológicos (ITAM), que combina inventario, medición de uso, optimización contractual, cumplimiento y gestión financiera de la tecnología. Su enfoque de optimización contempla analizar las licencias de software, los entornos cloud y las aplicaciones de la organización para identificar oportunidades de racionalización y reducción de costos.
«El software dejó de ser una compra puntual y pasó a ser un gasto corriente, fragmentado y muchas veces opaco. Sin inventario, sin uso medido y sin un responsable claro, cada renovación puede replicar el desperdicio. Una gestión adecuada de ITAM permite transformar ese gasto en presupuesto disponible para nuevas prioridades del negocio», concluye el experto.
La oportunidad, por tanto, no está únicamente en reducir tecnología, sino en hacer que cada licencia contratada tenga un propósito y genere valor. En un escenario donde las empresas buscan financiar nuevas iniciativas digitales sin aumentar sus presupuestos, recuperar recursos desde el propio portafolio tecnológico puede convertirse en una de las fuentes más inmediatas de eficiencia.
